Boekhouden is niet moeilijk maar als leek zijnde bezit je het vermogen om boekhouden zo complex te maken dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Veel voorkomende fouten beschrijf ik hieronder. En natuurlijk ook wat je moet doen om dit te voorkomen.
IN HET ALGEMEEN GELDT: DE MATE VAN EENVOUD IS OMGEKEERD EVENREDIG MET DE MATE VAN DETAILLERING IN DE MUTATIES.
Streef altijd naar een zo hoog mogelijke graad van detaillering!
Onderling verrekenen van verkopen
Jij verkoopt aan X voor 10 euro. X verkoopt aan jou voor 5 euro. Het lijkt op het oog handig dat jij 5 euro aan X betaalt.
Als je nu een paar weken later gaat afletteren zul je ontdekken dat je boekingen mist om af te letteren. Er ontstaan gaten in je bewijsvoering en je zult via het memoriaal extra boekingen moeten maken. Dit kost je per situatie al gauw 10 minuten uitzoeken, zweten en corrigeren.
Regel 1: Verreken nooit onderlinge bedragen. Betaal wat je moet betalen en ontvang wat je moet ontvangen.
Meerdere facturen op 1 betaling overmaken
Je klant heeft meerdere facturen openstaan en betaalt die allemaal in 1 keer met een algemene opmerking als 'openstaande facturen'. Het kost je al gauw 10 minuten om uit te zoeken bij welke facturen de betaling horen met als kans dat je het bedrag tegen de verkeerde facturen boekt. Na maanden klaag je bij je klant dat die zn factuur nog niet betaald heeft en wat blijkt: de factuur was wel betaald maar de betaling was tegen de verkeerde factuuur geboekt. Dit kost je al gauw 30 minuten voor mailen en corrigeren.
Regel 2: Laat iedere factuur apart betalen en doe dat zelf ook. Sta je toch verzamelbetalingen toe? Vraag dan altijd om een overzicht van wat er betaald is en sla dat bestand bij je debiteur op
Bankbetalingen en ontvangsten zonder expliciete benoemening van relatienummer en documentnummer
Je klant betaalt een factuur aan jou en zet daar iets op als 'olie, bedankt he' i.p.v. een referentienummer dat in jouw administratie terug te vinden is. Erg attent zo'n opmerking maar die opmerking gaat jou al gauw zo'n 10 minuten aan tijd kosten om uit te vlooien bij welke factuur die betaling hoort. (wie betaalt die tijd?).
Regel 3: Zet duidelijk op je factuur dat de klant altijd het debiteurnummer en documentnummer op de betaling vermeldt. Doe dat zelf ook bij inkopen.
Je klant hoeft in eerste instantie geen factuur
Je klant doet een bestelling bij je en hoeft geen factuur. Je bent geneigd om nu een algemene debiteur te gebruiken als 'particuliere verkoop'. Je maakt de factuur en verwerkt die op het grootboek. Top!...na levering eist je klant toch een factuur op naam. Je maakt een factuur op naam en stuurt die op. Je klant betaalt echter de eerste factuur op de algemene debiteur. Nu heb je twee facturen voor 1 levering....
Regel 4: Maak bij een bestelling altijd eerst een Offerte of een Verkooporder. Pas nadat je de spullen geleverd hebt overleg je met de klant of die een factuur op naam wilt.
(In Nopfinance kun je een offerte naar het factuurscherm slepen om er een factuur van te maken. Daar kun je dan een andere debiteur instellen)
IN HET ALGEMEEN GELDT: DE MATE VAN EENVOUD IS OMGEKEERD EVENREDIG MET DE MATE VAN DETAILLERING IN DE MUTATIES.
Streef altijd naar een zo hoog mogelijke graad van detaillering!
Onderling verrekenen van verkopen
Jij verkoopt aan X voor 10 euro. X verkoopt aan jou voor 5 euro. Het lijkt op het oog handig dat jij 5 euro aan X betaalt.
Als je nu een paar weken later gaat afletteren zul je ontdekken dat je boekingen mist om af te letteren. Er ontstaan gaten in je bewijsvoering en je zult via het memoriaal extra boekingen moeten maken. Dit kost je per situatie al gauw 10 minuten uitzoeken, zweten en corrigeren.
Regel 1: Verreken nooit onderlinge bedragen. Betaal wat je moet betalen en ontvang wat je moet ontvangen.
Meerdere facturen op 1 betaling overmaken
Je klant heeft meerdere facturen openstaan en betaalt die allemaal in 1 keer met een algemene opmerking als 'openstaande facturen'. Het kost je al gauw 10 minuten om uit te zoeken bij welke facturen de betaling horen met als kans dat je het bedrag tegen de verkeerde facturen boekt. Na maanden klaag je bij je klant dat die zn factuur nog niet betaald heeft en wat blijkt: de factuur was wel betaald maar de betaling was tegen de verkeerde factuuur geboekt. Dit kost je al gauw 30 minuten voor mailen en corrigeren.
Regel 2: Laat iedere factuur apart betalen en doe dat zelf ook. Sta je toch verzamelbetalingen toe? Vraag dan altijd om een overzicht van wat er betaald is en sla dat bestand bij je debiteur op
Bankbetalingen en ontvangsten zonder expliciete benoemening van relatienummer en documentnummer
Je klant betaalt een factuur aan jou en zet daar iets op als 'olie, bedankt he' i.p.v. een referentienummer dat in jouw administratie terug te vinden is. Erg attent zo'n opmerking maar die opmerking gaat jou al gauw zo'n 10 minuten aan tijd kosten om uit te vlooien bij welke factuur die betaling hoort. (wie betaalt die tijd?).
Regel 3: Zet duidelijk op je factuur dat de klant altijd het debiteurnummer en documentnummer op de betaling vermeldt. Doe dat zelf ook bij inkopen.
Je klant hoeft in eerste instantie geen factuur
Je klant doet een bestelling bij je en hoeft geen factuur. Je bent geneigd om nu een algemene debiteur te gebruiken als 'particuliere verkoop'. Je maakt de factuur en verwerkt die op het grootboek. Top!...na levering eist je klant toch een factuur op naam. Je maakt een factuur op naam en stuurt die op. Je klant betaalt echter de eerste factuur op de algemene debiteur. Nu heb je twee facturen voor 1 levering....
Regel 4: Maak bij een bestelling altijd eerst een Offerte of een Verkooporder. Pas nadat je de spullen geleverd hebt overleg je met de klant of die een factuur op naam wilt.
(In Nopfinance kun je een offerte naar het factuurscherm slepen om er een factuur van te maken. Daar kun je dan een andere debiteur instellen)
0
"In an age where information is abundantly available, it is no longer enough to possess it. You have to act on it!"